1. Digitalizar Documento ou Processo Físico
A unidade de Protocolo ao receber documento ou processo físico que será incluído no SEI, deverá digitalizá-lo conforme orientações dispostas pela Portaria 157 de 15 de maio de 2017, que Institui o Sistema Eletrônico de Informação – SEI no âmbito do Ibram, assim como das melhores práticas e padrões orientados pela Coordenação de Tecnologia da Informação. Na página de Tutorial de Digitalização, são informados detalhes dos procedimentos necessários.
2. Incluir em Processo Existente
Caso o documento ou processo físico tenha indicação do processo eletrônico correspondente, o(s) arquivo(s) resultante(s) da digitalização, devem portanto, ser(em) incluído(s) no processo eletrônico indicado.
3. Incluir em Novo Processo Eletrônico
Caso não exista indicação do processo eletrônico correspondente, a unidade de Protocolo irá criar novo processo eletrônico, identificando o Tipo de Processo mais adequado, onde a unidade destinatária poderá realizar a alteração do Tipo de Processo, caso necessário, ou a apensação deste em outro processo eletrônico.
4. Tramitar Processo para Unidade Destino
Após a criação do processo eletrônico, a unidade de Protocolo o envia para a unidade destinatária.
5. Armazenar Processo ou Documento Físico
Os documentos ou processos físicos digitalizados serão mantidos pela unidade de Protocolo durante o período de transição da implantação do processo eletrônico no âmbito do Ibram, onde oportunamente serão comunicadas orientações acerca da guarda física de documentos, a serem informadas pelo Departamento de Planejamento e Gestão Interna – DPGI em conjunto com a Coordenação-Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM.
6. Receber Processo Eletrônico
A unidade destino realiza a recepção normal do processo e distribuição conforme suas necessidades.
7. Apensar Processo Eletrônico
Caso o processo eletrônico recebido tiver vínculo com outro processo eletrônico existente, (situação onde os documentos ou processos físicos não possuem indicação do processo eletrônico correspondente), este deverá ser apensado a outro processo, seguindo os procedimentos:
- Clicar no processo principal, onde será apensado o processo eletrônico recebido (o número estará disponível no menu Controle de Processos);
- Clicar na opção Anexar Processo
; - Digitar o número completo do processo a ser apensado;
- Clicar em Pesquisar para que o sistema encontre o processo;
- Selecionar o processo correspondente na tela e clicar em Anexar;
8. Autuar Processo Eletrônico
A partir deste momento, o processo eletrônico é autuado normalmente pela unidade, devendo seguir seu fluxo padrão na Instituição.
9. Concluir Processo na Unidade
No caso do processo eletrônico ter chegado no seu ciclo final de autuação, a unidade deverá concluí-lo. Nesta situação deverá ser utilizada a opção Concluir Processo 
10. Tramitar Processo para Unidade de Protocolo
Se for necessário responder ou encaminhar o processo para agente externo ao Ibram-Sede, incluindo os Museus até a implantação do SEI, este deverá ser tramitado para a unidade de Protocolo para inclusão dos documentos físicos e envio do processo para o destinatário.
11. Imprimir Documentos
A unidade de Protocolo, orientada a enviar o processo físico para agente externo ao Ibram-Sede, deverá portanto imprimir os documentos produzidos a partir do último documento existente no processo físico, incluindo-os e numerando-os, para posterior encaminhamento do processo ao destinatário.
12. Encaminhar Processo para o Remetente
Será realizado o tratamento normal de envio de documentos ou processos físicos pela unidade de Protocolo.