01/06/2017 joao.Lemgruber

Tutorial: Empréstimo de aparelhos celulares e modens

1. Solicitar Empréstimo de Dispositivo Móvel

O solicitante de empréstimo de dispositivos móveis, celulares e modens, deverá abrir processo para a solicitação de empréstimo de dispositivos, seguindo os seguintes procedimentos:

  1. Após efetuar o login no sistema, o usuário clica na opção Iniciar Processo que consta do menu à esquerda da tela;
  2. Escolher o tipo de processo “Telefonia: Empréstimo de Dispositivos” clicando no botão que lista o rol de tipos de processo constante no SEI;
  3. Encontrada a opção adequada clicar na mesma;
  4. No campo Especificação, colocar o nome do servidor solicitante do empréstimo;
  5. No campo Classificação por Assuntos, usar a opção convencionada/escolhida previamente pelo SEI;
  6. No campo Interessados, selecionar o nome do servidor solicitante do empréstimo como primeiro interessado. Informar também a área de lotação do servidor (ex: CTINF, CGP, etc);
  7. No campo Observações desta unidade, incluir somente informações indispensáveis sobre o processo;
  8. O campo Nível de Acesso será sempre público;
  9. Preenchidos os campos clicar no botão Salvar.

Após criado o processo, o solicitante deverá autuar encaminhando um memorando com as informações necessárias para empréstimo:

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu ao lado esquerdo da tela);
  2. Clicar na representação de folha em branco ;
  3. No campo Tipo de Documento, escolha a opção Memorando;
  4. No campo Nível de Acesso clicar sempre na opção Público;
  5. Clique em Confirmar Dados.
  6. Preencha o documento incluindo:
    1. Justificativa para o empréstimo
    2. Tipo do empréstimo (Contínuo ou Temporário)
    3. Em caso de evento temporário, informar o nome do evento, localidade e período de utilização desejada
    4. Informar dados como Nome completo, CPF, SIAPE e telefone particular para contato
  7. Assine eletronicamente o documento ;

2. Encaminhar para Autorização

Após iniciado o processo e incluído o documento com as devidas informações, o processo deverá ser encaminhado para a autoridade competente para autorização. Conforme a Portaria 157 de 14 de abril de 2016, o serviço de telefonia móvel deve ser autorizado pelo superior imediato de DAS nível 4 ou superior.

Art. 6º O SMP/IBRAM poderá ser utilizado pelos servidores ocupantes de cargo de natureza especial ou função de Direção e Assessoramento Superiores – código DAS, de níveis 3 a 6, e também, em casos excepcionais, por outros servidores, mediante solicitação do respectivo superior imediato detentor de DAS de nível 4 ou superior.

Para tramitação do processo no sistema, realize os seguintes procedimentos:

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu ao lado esquerdo da tela);
  2. Clicar na opção Enviar Processo ;
  3. No campo Unidades: escolher a unidade responsável pela aprovação contendo servidor que possua DAS 4 ou superior;
  4. Clicar em Enviar.

3. Encaminhar Aprovação

O responsável pela aprovação deverá autuar o processo incluindo documento de despacho com esta autorização.

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu ao lado esquerdo da tela);
  2. Clicar na representação de folha em branco ;
  3. No campo Tipo de Documento, escolha a opção Despacho;
  4. No campo Nível de Acesso clicar sempre na opção Público;
  5. Clique em Confirmar Dados.
  6. Preencha o documento incluindo a autorização para empréstimo de dispositivos móveis
  7. Assine eletronicamente o documento ;
  8. Clicar na opção Enviar Processo ;
  9. No campo Unidades: escolher a unidade CTINF (Coordenação de Tecnologia da Informação)
  10. Clicar em Enviar.

4. Preparar Aparelhos para Empréstimo

O setor responsável pelo empréstimo de aparelhos, deverá realizar a separação dos equipamentos e controles necessários para o atendimento da demanda.

5. Emitir Termo de Empréstimo

O setor responsável pelo empréstimo, deverá acessar ao sistema e emitir o documento intitulado Termo de Empréstimo de Dispositivos Móveis e encaminhar para o solicitante para assinatura. Como o documento é criado em unidade diferente do solicitante, deverá ser criado um bloco de assinatura para realização desta ação. (link para vídeo explicativo sobre bloco de assinaturas).

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu ao lado esquerdo da tela);
  2. Clicar na representação de folha em branco ;
  3. No campo Tipo de Documento, escolha a opção Termo de Empréstimo de Dispositivos Móveis;
  4. No campo Destinatário, informar o nome do servidor solicitante do empréstimo;
  5. No campo Nível de Acesso clicar sempre na opção Público;
  6. Clique em Confirmar Dados.
  7. Edite o documento e preencha as informações necessárias para conclusão do documento;
  8. Clique sobre o documento na lateral esquerda da tela no sistema e escolha a opção Incluir em Bloco de Assinatura ;
  9. No campo Bloco, escolher o bloco de assinatura criado para esta finalidade ou criar um novo;
  10. Confirmar se o documento está selecionado para inclusão no bloco e clique na opção Incluir;
  11. Informar ao solicitante sobre a necessidade de assinatura do Termo de Empréstimo no ato da entrega do aparelho.

6. Assinar Termo de Empréstimo

O solicitante ao retirar o aparelho deverá conferir o estado físico dos dispositivos entregues, assim como das informações contidas no Termo de Empréstimo de Dispositivos Móveis antes da assinatura do documento. Para a assinatura do documento, o solicitante deverá acessar ao sistema e encontrar o documento disponibilizado no bloco de assinatura.

  1. Após login no sistema, escolher a opção Blocos de Assinatura no menu principal disponível à esquerda da tela;
  2. Selecionar o bloco de assinatura disponibilizado e clique na opção Processos/Documentos do Bloco . Caso não seja encontrado, informar à unidade responsável pelo empréstimo da indisponibilidade;
  3. Selecione o processo/documento contendo o Termo de Empréstimo de Dispositivos Móveis a ser assinado e clique na opção Assinar ;
  4. Insira a assinatura eletrônica no documento.

7. Anexar Processo ao de Gestão Contratual

Uma vez que o termo de empréstimo de dispositivos móveis foi assinado pelo solicitante, o processo será anexado ao processo de acompanhamento da execução contratual correspondente.

  1. Clicar no processo de acompanhamento da execução contratual;
  2. Clicar na opção Anexar Processo ;
  3. No campo Processo, informar o número do processo correspondente ao do empréstimo de aparelhos móveis;
  4. Clicar em Pesquisar;
  5. Confirmar se no campo Tipo aparece a informação correspondente e clicar na opção Anexar.