28/04/2017 joao.Lemgruber

Tutorial: Transição de processo em meio físico para eletrônico

O Fluxo de processos abaixo, lista os procedimentos a serem observados durante a transição de processos em meio físico para meio eletrônico. Nesta visão, serão considerados também apenas processos administrativos produzidos e mantidos no Ibram Sede. Em outro documento serão informados a respeito dos procedimentos no caso de recebimento de processos físicos no Protocolo.

 1. Tramitar Processo Físico

O processo administrativo em meio físico que será movimentado pela unidade deverá ser tramitado para a unidade de Protocolo. A tramitação do processo físico será realizada pelo Sistema de Gestão de Informações – SGI.

2. Receber Processo Físico

O recebimento do processo físico pela equipe do Protocolo também é realizada através do SGI, onde será preparado para etapa de digitalização. Em caso de inconformidades, a equipe do Protocolo irá retornar o processo físico à unidade solicitante da digitalização.

3. Digitalizar Processo Físico

A digitalização será realizada portanto pela equipe de Protocolo. A digitalização do processo obedecerá às condições estabelecidas pela Portaria 157 de 15 de maio de 2017, que Institui o Sistema Eletrônico de Informação – SEI no âmbito do Ibram, assim como das melhores práticas e padrões orientados pela Coordenação de Tecnologia da Informação. Na página de Tutorial de Digitalização, são informados detalhes dos procedimentos necessários.

A primeira imagem do arquivo deverá ser a capa do processo físico sendo digitalizado. Os arquivos digitais resultados do processo de digitalização deverão ser mantidos somente até a inclusão destes no sistema eletrônico – SEI.

3.1 Encaminhar para Digitalização Terceirizada

Durante a transição da implantação do processo eletrônico, será utilizada uma empresa contratada para os serviços de digitalização. Todo o controle e gestão das ordens de serviço assim como da verificação de conformidade, será de responsabilidade da equipe de Protocolo e da Coordenação de Recursos Logísticos e Licitações – CRLL.

4. Criar Processo no SEI

Caso o processo ainda não exista no sistema, este deverá ser registrado pelo Protocolo observando os seguintes procedimentos:

  1. Após efetuar o login no sistema, o usuário clica na opção Iniciar Processo que consta do menu à esquerda da tela;
  2. Escolher o tipo de processo clicando no botão que lista o rol de tipos de processo constante no SEI;
  3. Encontrada a opção adequada clicar na mesma;
  4. No campo Protocolo clicar na opção Informado;
  5. Preencher o campo Número com a respectiva numeração do processo que será inserido no SEI e que pode ser encontrado no processo físico – NUP;
  6. Insira a Data de Autuação do processo físico;
  7. No campo Tipo de Processo, escolha a opção correspondente ao processo que está sendo inserido no SEI. Caso inexista o tipo de processo, deixar a opção em branco;
  8. No campo Especificação, colocar o assunto do processo, da forma que está definido no meio físico. Caso o campo não comporte o nome do processo na íntegra tente abreviar mantendo as principais palavras de identificação do nome do processo;
  9. No campo Classificação por Assuntos, usar a opção convencionada/escolhida previamente pelo SEI;
  10. No campo Observações desta unidade, incluir somente informações indispensáveis sobre o processo;
  11. O campo Nível de Acesso será sempre público;
  12. Preenchidos os campos clicar no botão Salvar.

5. Incluir Documentos Digitalizados

Neste momento, o Protocolo já pode realizar a inclusão dos documentos digitalizados, confira como proceder:

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu Controle de Processos);
  2. Clicar na representação de folha em branco ;
  3. No campo Escolha o Tipo de Documento, clicar na opção Externo;
  4. No campo, Tipo de Documento escolha Volume;
  5. No campo Data do Documento inclua novamente a data de autuação do processo;
  6. No campo Número/Nome da Árvore, preencha com o número do volume em algarismos romanos (ex: I, II, III, IV, V…);
  7. No campo Tipo de Conferência, escolha a opção Cópia Simples;
  8. O campo Remetente neste momento não precisa ser preenchido;
  9. No campo Interessados colocar o nome da(s) área(s) que está(ão) cadastrada(s) como interessado(s) no processo físico (ex: CGP, MHN, etc);
  10. No campo Classificação por Assuntos, usar a opção convencionada/escolhida previamente pelo SEI;
  11. No campo Nível de Acesso clicar sempre na opção Público;
  12. Clique na opção Escolher Arquivo para anexar o processo cujo arquivo digitalizado está disponível na pasta destinada pela área ao arquivamento dos processos digitalizados;
  13. Clique em Confirmar Dados.
  14. Caso seja necessária a inclusão de outros arquivos, repetir a operação para os demais arquivos a serem incluídos.

6. Tramitar Processos Físico e Eletrônico

Nesta etapa a equipe de Protocolo irá tramitar os processos, físico e eletrônico, de volta para a unidade solicitante da digitalização para fins de autenticação dos documentos digitalizados incluídos. A tramitação pelo sistema SEI deverá obedecer as normas estabelecidas em portaria específica. O registro do trâmite físico deve ser mantido no sistema SGI.

7. Autenticar Documentos Digitalizados

Após a inclusão de cada documento digitalizado, é obrigatória sua autenticação, em conformidade com o Decreto 8.539/15,  com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil ou pela assinatura eletrônica. A autenticação do documento é fundamental para comprovação que o arquivo digital é fiel ao documento físico correspondente.

Após a tramitação do processo pela unidade de Protocolo, um servidor responsável da unidade irá realizar a autenticação dos documentos digitalizados no sistema, com o emprego do certificado digital ou da assinatura eletrônica. Caso o processo seja enviado sem o documento Termo de Autenticidade, utilizado para confirmação da conferência da digitalização, o Protocolo poderá devolver o processo para a unidade de origem para ajustes.

Abaixo um procedimento para autenticação dos documentos no sistema SEI:

Exemplo: Para um processo digitalizado de 5 volumes, serão criados 5 arquivos digitalizados:

  • volume I
  • volume II
  • volume III
  • volume IV
  • volume V
  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu Controle de Processos);
  2. Em seguida, clicar sobre o documento a ser autenticado, no ex: volume I;
  3. Clicar na opção Autenticar Documento ;
  4. Na tela de Assinatura, digitar a senha eletrônica;
  5. Realizar este procedimento para todos os documentos a serem autenticados, no exemplo, para os arquivos de volume II à V.

9. Encerrar Trâmite Físico

Concluída a criação do processo eletrônico e a inclusão dos arquivos digitalizados, é necessária a criação do documento Termo de Encerramento de Trâmite Físico. Este documento deverá ser preenchido conforme orientações dispostas na Portaria que Institui o Sistema Eletrônico de Informação – SEI no âmbito do Ibram. Abaixo um procedimento de auxílio para a realização desta etapa.

  1. Clicar no processo gerado (o número estará disponível no menu Controle de Processos);
  2. Em seguida, clicar na representação de folha em branco ;
  3. No campo Escolha o Tipo de Documento, escolha a opção Termo de Encerramento de Trâmite Físico;
  4. No campo Texto Inicial clicar na opção Nenhum;
  5. Preencher os demais campos conforme solicitação e orientações anteriores;
  6. No campo Nível de Acesso clicar sempre na opção Público;
  7. Após o preenchimento dos campos, clicar em Confirmar Dados que aparecerá uma nova tela com o documento solicitado;
  8. Com o termo aberto clique no pergaminho (opção Editar Conteúdo) e preencha os campos com as informações solicitadas referentes ao processo inserido;
  9. Após editar o Termo clicar na caneta (opção Assinar Documento) que abrirá o campo para o usuário digitar sua senha de acesso (a mesma de login e e-mail);
  10. Devidamente assinado, deve ser realizada a impressão do termo para anexá-la ao processo físico que posteriormente será encaminhado ao Arquivo Central ou que será mantido na unidade.

10. Realizar a Guarda Documental

O processo físico inserido no SEI deverá ser mantido pela unidade durante o período de transição da implantação do processo eletrônico no âmbito do Ibram, onde oportunamente serão comunicadas orientações acerca da guarda física de documentos, a serem informadas pelo Departamento de Planejamento e Gestão Interna – DPGI em conjunto com a Coordenação-Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM.