Que tipos de processos serão eletrônicos?
Todos processos e documentos, criados a partir da implantação do SEI, deverão ser iniciados e tramitados exclusivamente em meio eletrônico.
Como vai funcionar no SEI a tramitação de um processo que está em papel / meio físico?
Todos os novos processos deverão tramitar obrigatoriamente em meio eletrônico, através do SEI. Os processos e documentos que já foram produzidos em papel deverão ser digitalizados e introduzidos no sistema para que sua tramitação seja realizada eletronicamente.
Como passar para o SEI um processo que já existe em papel / meio físico?
O processo já existente em papel precisa ser digitalizado. Após a digitalização, esse arquivo em PDF deverá ser anexados a um novo processo que já será criado no SEI
Como introduzir um documento externo em papel (ofício, despacho, memorando, contratos, nota fiscal, etc) em um processo do SEI?
Os documentos em papel deverão ser inseridos em um processo SEI após serem digitalizados. Se não existir o processo, selecione opção e crie um processo. Na lista “Tipo de Documento” selecione a opção “Externo”, preencha o formulário e anexe o documento digitalizado ao final. Ao confirmar os dados o documento aparecerá logo abaixo do número de um processo cadastrado anteriormente.
O SEI vai substituir o Sistema de Gerenciamento de Informações (SGI) ?
Sim, o SEI realiza todas as funcionalidades do Sistema de Gerenciamento de Informações (SGI) com muito mais funcionalidades e sem necessidade de trâmite físico de processos em papel. O SGI ficará disponível somente para consulta de dados, até que todas suas informações estejam presentes no SEI.
Onde posso testar meus conhecimentos sem risco de impactar no sistema?
Você pode acessar o ambiente de treinamento aqui, nele você pode experimentar qualquer tipo de operação sem preocupações, antes de realizar alguma operação nova no ambiente oficial.
O que eu faço com o processo físico depois de digitalizado?
Após inserir os documentos digitalizados no SEI, deve-se criar um Termo de Encerramento de Trâmite Físico no SEI, que deverá ser impresso e juntado ao processo físico. O processo físico deverá ser mantido na unidade, sendo transferidos ao Arquivo Central somente após cumprimento dos prazos de guarda definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Arquivo do Ibram.
Posso cancelar documentos no SEI?
De acordo com a Portaria n° 157, que instituiu o SEI no Ibram, os documentos oficiais somente poderão ser cancelados por determinação formal do Presidente do Ibram, Chefe de Gabinete do Ibram, Diretores dos Departamentos, Coordenadores-Gerais, Procurador Federal lotado no Ibram, Chefes das Representações Regionais, Diretores dos Museus ou Coordenadores das unidades do Ibram.
A solicitação de cancelamento deverá ser formalizada por Termo de Cancelamento de Documento, cujo Número SEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.
Observamos que o documento cancelado continua a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém, se torna inacessível e apresenta marcação própria de documento cancelado.
A anulação de documento oficial deve obedecer as normas estabelecidas na legislação em vigor, sendo vedado cancelar no SEI o documento declarado nulo, tendo em vista sua necessidade de acesso para fins de instrução processual subsequente.
Posso excluir documentos no SEI?
Sim! Esta operação tem por fim eliminar documentos que ainda não se estabilizaram como oficiais e, portanto, não afetam direitos e/ou obrigações.
Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excluídos e o histórico da operação fica disponível na consulta ao andamento do processo.
Um documento excluído deixa de aparecer na árvore de documentos do processo.
Quando é possível excluir documentos?
Documento gerado e não assinado pode ser excluído pela unidade elaboradora. Documento que ainda não foi assinado é considerado minuta e pode ser excluído, ainda que tenha sido incluído em bloco de reunião.
Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade elaboradora. A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.
A exclusão altera a sequência do tipo documental?
Sim! A exclusão de um documento não anula o registro do número sequencial referente ao tipo de documento. Por exemplo, caso tenha sido criado e, logo depois, excluído um memorando de número 1, o próximo memorando criado no sistema possuirá o número subsequente, ou seja, número 2.
Quando devo concluir processos?
Quando não houver mais nenhuma ação no processo por parte da unidade, esta deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo.
Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento.
Posso tramitar processo com retorno programado?
Não! A unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros.
Posso enviar e-mails pelo SEI?
Sim! O sistema permite que possam ser enviados e-mails que comporão a árvore de documentos do processo. Não é possível cancelar ou excluir estes e-mails.
Como cadastrar mídias (DVD, CD, por exemplo) no SEI?
Ao criar o processo digital informar que ele contém mídia gravada em suporte físico. Deverá ser inserido despacho no Sistema informando o envio da mídia. O setor que receber a mídia deverá fazer um despacho informando o local físico em que a mídia será arquivada. ( Para facilitar sua localização quando necessário). A tramitação física do envio da mídia para outro setor poderá ser registrada também em caderno de Protocolo.